Aplicação dos 5S num serviço de aprovisionamento de uma instituição de ensino superior: um caso de estudo
Resumo:
Esta comunicação pretende ilustrar a aplicação da metodologia 5S no Serviço de Aprovisionamento e Património (SAP) de uma Instituição de Ensino Superior.
O 5S constitui uma das ferramentas do pensamento Lean, com origem no Japão, cujo objetivo se centra no alcance da melhoria contínua e da qualidade total sendo, por este motivo, muito benéfico para as organizações, podendo ser aplicado em vários locais, sejam eles físicos ou digitais. Pela sua natureza, a metodologia 5S é relevante tanto para unidades industriais como para as organizações que prestam serviços, como é o caso de uma Instituição de Ensino Superior.
Nesta comunicação iremos apresentar o modo como foram aplicados os 5 Sensos no SAP e avaliar alguns dos resultados a que conduziu, em termos de aproveitamento do espaço e melhoria do desempenho. São ainda discutidos os principais fatores de sucesso na implementação da metodologia. Para responder a estes objetivos, recorremos a registos documentais e a entrevistas, onde procurámos recolher perceções de intervenientes-chave sobre o ‘antes’ e o ‘depois’.
Os resultados mostram que o desenvolvimento de uma cultura de normalização e de disciplina é um dos principais desafios à adoção desta metodologia e à consolidação dos ganhos alcançados. Só assim os princípios integrados nos 5S se transformarão numa prática contínua do SAP, promovendo-se uma mudança interna intensa, que poderá ser expandida a outras áreas da Instituição.
Abstract:
This paper aims to illustrate the application of the 5S methodology in the Supply and Assets Service (SAP) of the Institution.
The 5S is one of the tools of Lean thinking, which emerged in Japan, whose goal is centered on the achievement of continuous improvement and total quality and, for this reason, is very beneficial to organizations, and can be applied in various places, whether physical or digital. By its nature, the 5S methodology is relevant for both industrial units and service organizations, such as a Higher Education Institution.
This paper describes how the 5 Senses were applied at SAP and evaluates some of the results it led to, in terms of space utilization and performance improvement. The main success factors in the implementation of the methodology are also discussed. To address these purposes, data were collected by means of documentary records and informal interviews with employees of the respective department to have their perceptions about the ‘before’ and the ‘after’ the project.
Findings show that the development of a culture of standardization and discipline is one of the main challenges to the adoption of this methodology and the consolidation of the gains achieved. Only then the principles associated with the 5S will become a continuous SAP practice, promoting an intense internal change that can be expanded to other areas of the Institution.
Ana Rita Gata Costa é mestre em Gestão pela Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. O seu principal interesse de investigação é a qualidade nas organizações públicas e de interesse geral.
Patrícia Moura e Sá é doutorada em Gestão pela Sheffield Hallam University (Reino Unido) e professora associada com agregação da Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. É membro integrado do Centro de Investigação em Ciência Política. Os seus principais interesses de investigação são a medição do desempenho organizacional e a qualidade nos serviços públicos e de interesse geral.
Manuela Frederico, é doutorada em Ciências Empresarias, professora coordenadora na Escola Superior de Enfermagem de Coimbra, coordena o Conselho para a Qualidade e Avaliação e é membro integrante da UICISA:E. É presidente da Comissão Setorial do ensino (CS11) – Instituto Português da Qualidade. Principias interesses de Investigação são na área de comportamento organizacional e de qualidade na saúde e no ensino.
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Disciplina; Melhoria Contínua; Produtividade; Qualidade
Continuous Improvement; Discipline; Productivity; Quality
